Vous allez développer dans ce cours les compétences et les habiletés qui vous permettront de faire des recommandations éclairées en matière d'événements et de congrès. Vous aurez ainsi une meilleure compréhension de la dynamique qui caractérise le secteur et de l'importance économique et stratégique de ce secteur au sein de l'industrie touristique. De surcroît, en analysant les fonctions et les activités de mise en œuvre, ce cours vous aidera à déterminer et à mieux connaître le rôle des principaux acteurs. Cela facilitera votre utilisation des outils essentiels pour vous permettre de planifier et de gérer de telles activités.

Plus précisément, ce cours définit les concepts d'événement et de congrès en s'attardant aux caractéristiques propres à chacun. Il situe leur importance dans l'industrie touristique et en identifie les principaux acteurs à l'échelle internationale, nationale et régionale. En recourant à des exemples de travaux effectués par des étudiants, des situations de gestion et de prise de décision, les étapes essentielles à la réalisation, à l'implantation et au contrôle sont abordées ainsi que le rôle et les tâches des gestionnaires organisateurs. Cette démarche comprend entre autres l'analyse des termes suivants :

• les caractéristiques de l'offre et de la demande;
• les relations entre les intervenants (concurrents, alliés, fournisseurs);
• la logistique et les opérations types de chacune des activités dont celle d'un centre de congrès;
• la prospection des marchés et la recherche de clients.

Ce cours vous permettra de comprendre et d'utiliser les techniques et les outils de la gestion de projets, l'échéancier critique et certains logiciels, de même que de procéder à l'évaluation des progrès.

Ce cours vise à vous préparer à agir éventuellement comme gestionnaire d'événements et de congrès.

Plus précisément, ce cours vise l'atteinte de quatre grands objectifs :

• comprendre la notion d'événement;
• connaître et décrire le rôle des principaux acteurs;
• analyser les fonctions et les activités de mise en œuvre;
• faciliter l'utilisation des outils de gestion de telles activités.

Ce cours comporte cinq modules qui correspondent aux cinq phases de la gestion d'un événement.

Module 1 : Introduction à la gestion d'événements, déclenchement et conception
Ce premier module s'échelonne sur quatre semaines. En guise d'introduction, vous verrez les différentes notions de base portant sur les événements et le cadre conceptuel pouvant servir de base à leur gestion. De plus, afin de vous préparer à la gestion d'un événement, vous y verrez aussi les deux premières phases du processus de gestion d'événement soit la phase de déclenchement et celle de conception.

Module 2 : Planification
Lorsque le réalisateur de l'événement a obtenu le mandat du promoteur, la troisième phase de la gestion d'un événement débute, soit celle de la planification. Dans ce deuxième module, couvrant la semaine 5 seulement, vous verrez que cette phase de planification consiste essentiellement à élaborer le budget, le plan d'exécutionet la liste des tâches.

Module 3 : Production
Dans ce troisième module, qui s'échelonne sur cinq semaines, vous verrez qu'à la phase de production, le réalisateur exécute tous les travaux liés à la production de l'événement, lesquels ont été déterminés à la phase de planification. Cela comprend la gestion du design de l'événement, par exemple l'élaboration du programme et la gestion des ressources humaines et matérielles. À cette phase, il verra aussi à obtenir le financement provenant de sources internes et externes et s'occupera de la gestion des communications.

Module 4 : Tenue
Au module 4, couvrant la semaine 11, vous verrez que le réalisateur voit maintenant à la mise en œuvre des tâches pour la tenue de l'événement, tâches qui ont été planifiées à la phase de production. Il doit prendre les décisions qui s'imposent en cas d'imprévus et s'assurer du bon déroulement de l'événement tant du point du vue de la sécurité que de la satisfaction des participants et des partenaires.

Module 5 : Clôture
Au module 5, vous verrez qu'après la tenue de l'événement, soit à la phase de clôture, le temps est venu de libérer les ressources. C'est aussi à cette phase que le promoteur et le réalisateur préparent leurs bilans opérationnels et financiers, rendent des comptes aux partenaires financiers puis ferment les dossiers.

Le matériel didactique comprend un site Web où se trouve l'ensemble du matériel didactique et un manuel de base : Genest, Bernard-André, Tyra W. Hilliard, Beausoleil, Cathy et François Bédard. Gestion d'événements : principes et pratiques, Laval, Éditions Sigma Delta, 2009.

Le manuel de base
Le manuel de base couvre l'ensemble de la matière du cours. La lecture des chapitres 1 à 10 et 12 à 15 est obligatoire, vous n'avez donc pas à lire le chapitre 11. Outre les notions de base, ces chapitres présentent les différentes phases de la gestion des événements ainsi que les cinq dimensions de la gestion. Nous vous suggérons de prendre connaissance des chapitres 16 à 25 en tant que lectures complémentaires. Vous pourriez y trouver, par exemple, de l'information qui vous aidera dans la réalisation de vos travaux notés.

Le site Web du cours
L'ensemble du matériel pédagogique se trouve dans le site Web du cours. À la page d'accueil, vous pourrez consulter les quatre sections suivantes :

1. À propos du cours
Cette section regroupe, en plusieurs rubriques, les informations générales d'introduction au cours, dont la feuille de route qui vous présente un cheminement suggéré afin de mieux prévoir la remise des travaux notés et la préparation à l'examen final sous surveillance.

2. Apprentissage
Cette section contient des ressources complémentaires. Vous y trouverez des vidéos de conférenciers(ères), œuvrant dans le domaine de la gestion des événements, et qui vous présentent différents thèmes tels que la planification, la sollicitation, la logistique et les trucs du métier.

3. Évaluation
Dans cette section se trouvent toutes les informations au sujet des cinq travaux notés ainsi que des exemples de travaux. Elle contient aussi la procédure pour déposer vos travaux, la boîte de dépôt des travaux et la rubrique de préparation à l'examen sous surveillance.

4. Boîte à outils
Cette section contient des ressources complémentaires. Vous y trouverez des vidéos de conférenciers(ères), œuvrant dans le domaine de la gestion des événements, et qui vous présentent différents thèmes tels que la planification, la sollicitation, la logistique et les trucs du métier.

L'encadrement est individualisé et assuré par une personne tutrice.

Premier travail
Synopsis
Présenter l'événement ou le congrès choisi et inclure les coordonnées des personnes-ressources
Valeur 10 %

Deuxième travail
Échéancier, budget et scénario de la soirée : travail préparatoire
Élaborer l'échéancier, le budget prévisionnel et le scénario de l'événement
Valeur 10 %

Troisième travail
Plan de commandite : travail préparatoire
Rédiger le plan de commandite, le contrat de partenariat, le billet d'entrée, le communiqué de presse et le contrat de location de la salle
Valeur 10 %

Quatrième travail
Affiche publicitaire : travail préparatoire
Conception d'une affiche publicitaire originale et professionnelle
Valeur 5 %

Cinquième travail
Planification de la nouvelle édition pour l'événement choisi
Valeur 15 %

Examen sous surveillance
Aucune documentation n'est permise
Valeur 50 %

Direction pédagogique et coordination
François Bédard, professeur, UQAM

Conception et rédaction
Cathy Beausoleil, tutrice TÉLUQ et chargée de cours UQAM

Collaboration
Christiane Le Clech, spécialiste en sciences de l'éducation, TÉLUQ

Révision linguistique
Sylvie Trottier, spécialiste en communication écrite, TÉLUQ

Développement médiatique
David Renauld, spécialiste à la production de médias numérisés
Émilie Kawun, spécialiste en design d'édition pédagogique
Sophie Gélinas, spécialiste en design d'édition pédagogique
Jonathan Robitaille, technicien à l'intégration multimédia